Uitzendsoftware: de complete gids

Uitzendsoftware helpt bureaus het volledige proces te stroomlijnen: van online inschrijving en matchen tot planning, urenregistratie, verloning en facturatie. Deze gids legt in heldere taal uit wat uitzendsoftware doet, welke functies er zijn, hoe je een oplossing kiest en waar je op moet letten bij implementatie en compliance.

Inhoudsopgave

Wat is uitzendsoftware?

Uitzendsoftware is een geïntegreerd softwaresysteem voor uitzendorganisaties. Het ondersteunt elke stap in het bemiddelingsproces: kandidaten werven en inschrijven, profielen beheren, matchen met aanvragen, roosters opstellen, uren registreren en laten goedkeuren, en tot slot verlonen en factureren. Het doel: minder handwerk, minder fouten en meer grip op marges en bezetting.

Voor wie is het bedoeld?

Uitzendsoftware is geschikt voor startende en gevestigde bureaus in sectoren als logistiek, productie, zorg, horeca en administratie. Het is bruikbaar voor flexkrachten, studenten, oproepkrachten en zzp’ers, en helpt planners, intercedenten en backoffice-teams om samen te werken in één systeem.

Belangrijkste functies

1) Online inschrijving

Kandidaten melden zich via je website of een formulier aan. Gegevens en documenten komen direct op de juiste plek in de database terecht.

2) Kandidatendatabase & matchen

Slim zoeken op vaardigheden, beschikbaarheid, locatie en ervaring. Matchingssuggesties versnellen het vullen van diensten en vacatures.

3) Planning & roosters

Plan diensten, voorkom conflicten en communiceer wijzigingen snel. Een goed planningsscherm laat bezetting en tekorten direct zien.

4) Urenregistratie & goedkeuring

Kandidaten boeken uren digitaal; opdrachtgevers keuren online goed. Je houdt real-time zicht op status en afwijkingen (toeslagen, overwerk).

5) Verloning & facturatie

Automatische loon- en factuurstromen op basis van uren en tariefafspraken. Correcties en nabetalingen zijn traceerbaar.

6) Portalen voor opdrachtgevers en kandidaten

Opdrachtgevers zien plaatsingen, keuren uren goed en downloaden facturen. Kandidaten beheren beschikbaarheid, documenten en uren.

7) Rapportages & dashboards

Stuur op KPIs zoals marge, bezetting, openstaande aanvragen en doorlooptijden. Dashboards geven inzicht voor planners en management.

8) Integraties & koppelingen

Koppelingen met website/ATS, boekhouding en andere tools voorkomen dubbel werk. Controleer bij selectie welke integraties standaard zijn en welke maatwerk vereisen.

Kosten & licentiemodellen

De kosten hangen af van modules, aantal gebruikers en eventueel maatwerk. Veel leveranciers werken met abonnementen (per gebruiker of per plaatsing) en bieden startpakketten voor kleine teams en uitbreidingsopties voor groei.

Checklist: zo kies je de juiste oplossing

  • Procesfit: sluiten modules aan op jullie huidige én gewenste werkwijze?
  • Plannen & uren: ondersteunt de tool ploegendiensten, toeslagen en uitzonderingen?
  • Portalen: wat kunnen opdrachtgevers en kandidaten zelfstandig regelen?
  • Integraties: standaard koppelingen met website/ATS en boekhouding?
  • Compliance: AVG, autorisaties, logging en auditmogelijkheden.
  • Rapportages: welke KPI’s zijn standaard beschikbaar?
  • Gebruiksgemak: snelheid, navigatie en mobiel gebruik.
  • Schaalbaarheid: licenties en performance bij groei.
  • Ondersteuning: training, handleidingen, support SLA.
  • Datamigratie: importmogelijkheden (kandidaten, opdrachtgevers, plaatsingen).
  • TCO: licentie + implementatie + beheer/onderhoud.
  • Referenties: ervaringen van vergelijkbare bureaus.

Implementatie: stappenplan

  • 1. Intake & ontwerp – Doelen, rollen en processen afstemmen.
  • 2. Inrichting – Autorisaties, workflows, tariefstructuren en templates.
  • 3. Datamigratie – Import van kandidaten, opdrachtgevers en plaatsingen.
  • 4. Koppelingen – Website/ATS, boekhouding en portalen testen.
  • 5. Training – Planners, intercedenten en backoffice scholen.
  • 6. Go-live & nazorg – Eerste weken strak monitoren en bijsturen.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

  • Te veel maatwerk – Begin standaard; maatwerk pas na stabiele livegang.
  • Onduidelijke eigenaarschap – Wijs per proces een proceseigenaar aan.
  • Geen datakwaliteit – Maak invoerregels en opschoonmomenten onderdeel van je ritme.
  • Training onderschatten – Plan korte, taakgerichte sessies en e-learning.
  • Rapportages vergeten – Definieer KPI’s en dashboards vooraf.

AVG & branche-compliance

Zorg voor heldere autorisaties, logging en bewaartermijnen. Controleer hoe de software helpt bij audit-sporen en rapportages die nodig zijn voor branche-richtlijnen. Bespreek vooraf met de leverancier hoe cao’s, toeslagen en controles in te richten zijn.

Voorbeeldproces: van aanvraag tot factuur

  1. Binnenkomst aanvraag → profiel en criteria vastleggen
  2. Zoeken & matchen → kandidaten selecteren
  3. Planning → diensten roosteren en bevestigen
  4. Urenregistratie → invoer door kandidaat, controle door planner
  5. Goedkeuring → opdrachtgever accordeert
  6. Verloning & facturatie → automatisch op basis van uren en afspraken
  7. Rapportage → marge, bezetting en doorlooptijden bijwerken

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen uitzendsoftware en een ATS?

Een ATS focust op recruitment (vacatures en sollicitaties). Uitzendsoftware dekt het hele flexproces, inclusief planning, uren, verloning en facturatie.

Kun je klein starten en later uitbreiden?

Ja. Veel oplossingen bieden startpakketten die later zijn uit te breiden met extra modules en gebruikers.

Welke integraties zijn gebruikelijk?

Website/ATS, boekhouding en documentopslag. Controleer per leverancier welke koppelingen standaard zijn.

Hoe lang duurt implementatie gemiddeld?

Afhankelijk van omvang en migratie. Reken op enkele weken voor intake, inrichting, training en go-live.

Begrippenlijst

  • Matchen – Kandidaten koppelen aan diensten of vacatures op basis van criteria.
  • Urenregistratie – Uren boeken door kandidaat, controle en goedkeuring door opdrachtgever.
  • Portaal – Online omgeving voor opdrachtgever of kandidaat.
  • KPI – Kritieke prestatie-indicator, bijvoorbeeld marge of bezetting.

Verder lezen

Wil je een praktijkvoorbeeld en uitgebreide functiebeschrijving zien? Bekijk onze pagina Uitzendbureau software, ontdek de beschikbare softwaremodules of bekijk korte demo-video’s.